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2 valiosas ferramentas de planejamento de negócios: painel de controle de gerenciamento e benchmarking

Ter metas claramente definidas e medir seu progresso à medida que você avança em direção a elas é essencial para tornar seu negócio um sucesso. Mas como você determina o que é realista para alcançar em um determinado período de tempo o planejamento do seu negócio?

Duas importantes ferramentas de planejamento podem ajudar. Um painel de controle de gerenciamento que acompanha seu desempenho para que você possa ver como ele evolui.

E o benchmarking ajuda você a comparar seu desempenho com o de outros players do setor.

Ambas as ferramentas ajudarão você a seguir em frente à medida que você leva sua empresa ao próximo nível.

Painel de controle de gerenciamento

Um velocímetro e medidor de gás fornecem informações críticas que ajudam você a chegar onde você está indo com segurança e dentro do cronograma; você não dirigiria um carro sem eles. Da mesma forma, todas as empresas devem monitorar certos tipos de informações para garantir que elas permaneçam no caminho certo. O painel de gerenciamento fornece dados atuais e objetivos sobre o seu negócio, que você pode usar para tomar decisões informadas.

Essa ferramenta também é conhecida por muitos outros nomes, incluindo painel de controle executivo ou de desempenho, resumo do principal indicador de desempenho (KPI) e scorecard de negócios.

Essencialmente, é uma maneira de os gerentes obterem uma visão geral dos aspectos mais importantes de seus negócios. Ele reúne, em um único local, um resumo dos dados coletados de várias fontes em toda a sua empresa. Pode incluir uma visão geral, planilhas e gráficos, como gráficos de barras ou gráficos de pizza.

O painel de gerenciamento pode ser criado usando pacotes de software especializados que fornecem atualizações de informações em tempo real. Mas também pode ser projetado com ferramentas simples, como planilhas ou software de processamento de texto, que ajudam você a rastrear manualmente dados importantes regularmente.

Os benefícios de um painel são muitos. Ele traduz metas em dados mensuráveis ​​e fornece acesso rápido a informações objetivas. Gráficos facilitam a avaliação rápida e permitem a identificação precoce de tendências negativas ou problemas em projetos ou departamentos

Aproveite ao máximo seu painel

Para maximizar os benefícios que você obtém do seu painel, ele deve ser personalizado para sua empresa. Para decidir quais aspectos do seu negócio você deve monitorar, analise seus principais objetivos de negócios retirados do seu planejamento de negócios. Estes devem ser tão específicos quanto possível. Por exemplo, você quer aumentar o número de clientes repetidos ou encontrar mais novos clientes? A melhoria do fluxo de caixa é uma prioridade? Talvez você queira preencher pedidos mais rapidamente ou reduzir o número de produtos devolvidos?

Com base em suas metas de negócios, determine quais KPIs você deseja avaliar com frequência para acompanhar o progresso dessas metas. Esses KPIs devem ser SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e vinculados ao tempo.

Monitore seus dados

Os dados do painel devem ser coletados constantemente e revisados ​​regularmente e aplicados no seu planejamento de negócios. Estudar o painel é melhor feito como parte de sua programação. Com o tempo, você poderá detectar novas tendências ou anomalias rapidamente.

O que você poderia monitorar

Se melhorar o seu número de clientes repetidos for importante, você poderá medir o número que enviar um segundo pedido dentro de um período de tempo específico (3, 6 ou 12 meses). Se encontrar novos clientes é uma meta, você pode medir a proporção de leads e referências que se transformam em pedidos dentro de 12 meses. Se sua prioridade é melhorar o fluxo de caixa da sua empresa, você pode começar a rastrear o número de contas com um excesso de 30 dias a pagar. Você notará rapidamente qualquer aumento nas contas não pagas. Ao agir imediatamente e fazer algum trabalho de coleta, você pode corrigir a situação antes que ela afete seu fluxo de caixa.

Dashboard

O software do painel normalmente apresenta seus dados em formatos fáceis de entender, como gráficos, medidores ou luzes de aviso. Você também pode baixar widgets de painel – ferramentas gráficas que coletam informações e as exibem em sua área de trabalho. Como qualquer ícone ou janela da área de trabalho, cada widget pode ser movido pela área de trabalho, reorganizado ou excluído.

Se você está pensando em comprar um software, conheça os requisitos do seu negócio. Determine se ele acomoda os KPIs que você deseja acompanhar e se precisa de software adicional para coletar os dados. Verifique se ela abrange várias áreas de negócios ou se é específica de uma (por exemplo, recursos humanos). E garanta que, além de ser flexível e fácil de personalizar, ele se integre a outros sistemas, como o gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e o software de contabilidade. Por fim, veja se você pode alterar como os relatórios são criados, por exemplo, por região, por representante de vendas ou por produto.

Quando você tiver determinado o que precisa, faça um orçamento para os custos de compra, instalação, treinamento e manutenção anual. Fator nos custos de atualizações ou componentes adicionais. Você também pode desenvolver um plano de compras para distribuir os custos ao longo do tempo.

Avaliação comparativa

Saber como as outras empresas do seu setor estão atuando ajudará você a desenvolver insights sobre suas próprias práticas de negócios e aplicar ao seu planejamento de negócios.

Frequentemente, estão disponíveis índices financeiros que permitem comparações com as médias e medianas da indústria.

Empresas líderes e inovadoras também podem atuar como modelos para outras empresas. Benchmarking significa identificar as melhores práticas (resultados alcançados) dos líderes da indústria e, em seguida, comparar o desempenho do seu próprio negócio com eles.

Um benchmark pode ajudar em praticamente todas as áreas do seu negócio e ser uma ferramenta útil no programa de melhoria contínua de uma empresa .

Benefícios

A comparação do seu desempenho com outros negócios também permite um planejamento estratégico aprimorado, operações mais eficientes e produtos e serviços aprimorados.

Etapas de um benchmarking

Existem 6 etapas básicas para um benchmarking bem-sucedido.

  1. Identifique a área que você quer melhorar
  2. Meça seu desempenho nessa área
  3. Decida quais empresas ou setores você gostaria de avaliar
  4. Determine como você coletará os dados no seu destino
  5. Compare dados coletados ao seu desempenho
  6. Desenvolva um plano de ação para fechar as lacunas que você descobrir

Faça comparações

Benchmarking e melhores práticas devem ser vistos como um meio de obter insights sobre seus próprios processos de negócios. Certifique-se de entender por que seu alvo foi bem-sucedido antes de emulá-lo. Práticas que funcionam para uma empresa podem não necessariamente funcionar da mesma maneira para outras. Isso deve estar no planejamento de negócios da sua empresa.

Portanto, você deve avaliar cuidadosamente se uma prática recomendada pode funcionar para sua empresa, que pode ter um tamanho diferente ou ter mercados diferentes ou orientação estratégica. As práticas devem agir como uma fonte de inspiração. Você pode adaptá-las para refletir suas próprias realidades e necessidades.