11 dicas para ajudar a fazer mudança da sua empresa para um novo local

Quando sua empresa cresce e precisa mudar de local, você geralmente enfrenta um período de caos, interrupção e perda de produtividade. Aqui estão 11 maneiras eficazes de minimizar o impacto em seus negócios e sua lucratividade durante esse período desafiador.

1. Seja proativo

Muitas empresas esperam muito tempo para se mudar. Se os funcionários estiverem tropeçando uns nos outros e não conseguirem encontrar um local de reunião tranquilo, você esperou demais. Nesse ponto, será difícil gerenciar mudanças sem problemas e fazer a transição para um novo espaço. Não espere até que os funcionários trabalhem nos corredores e o estoque esteja amontoado nos escritórios.

Esperar muito tempo para lidar com suas necessidades de espaço pode levar a erros de produção, queda no atendimento ao cliente e alta rotatividade de pessoal. É uma boa ideia pensar proativamente sobre o seu espaço para que ele corresponda às necessidades atuais e aos planos de crescimento.

Fique de olho nas suas necessidades de espaço, especialmente se elas estão mudando rapidamente, por exemplo, devido ao crescimento ou a novas linhas de produtos. Comece a pensar sobre o que fazer antes do tempo, não quando o espaço apertado está interrompendo as operações.

2. Analise seu espaço

À medida que o espaço se esgota, considere analisar seu espaço de trabalho para ver se é possível reorganizá-lo para encontrar eficiências. Um especialista em eficiência operacional pode ajudá-lo a descobrir um layout melhor que economize espaço e dinheiro significativos.

Em vez de gastar muito dinheiro em um novo prédio, você pode gastar pouco em um exercício de eficiência para otimizar seu espaço..

3. Defina seu orçamento

Determine um orçamento para suas necessidades imobiliárias. A quantia que você pode pagar é provavelmente o fator mais importante para restringir suas opções.

Independentemente de você alugar ou comprar um novo espaço , reserve uma parte significativa de seu orçamento para cobrir custos extras além do aluguel base ou do preço de compra do edifício. Extras podem incluir coisas como incidentes de locação (utilitários, seguros e manutenção), renovações e custos de movimentação.

4. Decida se comprar ou alugar é melhor para você

Decida se o aluguel ou a compra funciona melhor para o seu negócio. Essa decisão é importante antes de começar a procurar locais.

Há muitos fatores a serem considerados, mas, em geral, se você administra um negócio jovem com pouco capital de giro extra ou um que está crescendo rapidamente com necessidades futuras de espaço incerto, o aluguel pode ser uma opção melhor para você.

Comprar, por outro lado, pode ser menos dispendioso do que alugar. Pode ser uma opção especialmente boa para empresas mais estabelecidas, com amplo capital de giro e pessoas com necessidades espaciais específicas, que exigem amplas reformas.

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5. Locais de pesquisa

Seu orçamento ajudará você a definir as opções de localização. Ao decidir a localização , não se esqueça de levar em conta a acessibilidade para clientes e fornecedores, estacionamento e transporte público, conveniência para envio e recebimento, serviços próximos, questões de zoneamento e espaço para crescimento.

Negligenciar as necessidades do pessoal é um erro comum. Certifique-se de procurar informações dos funcionários nos locais.

6. Negocie eficazmente

É importante negociar efetivamente para obter um contrato de arrendamento ou compra favorável para o espaço. Além disso, certifique-se de cercar-se da equipe certa de consultores imobiliários comerciais . Em particular, um bom advogado imobiliário comercial é indispensável.

Para locações, você não deve apenas assinar qualquer documento que o proprietário lhe dê. Analise com atenção todos os custos e responsabilidades acessórias, como serviços públicos, imposto sobre a propriedade, seguro e manutenção.

Para uma compra, faça a devida diligência . Isso pode incluir a obtenção de avaliações ambientais e de condições de construção , a obtenção de uma avaliação, a solicitação de uma pesquisa de título e a análise de documentos do fornecedor, como contas de serviços públicos e reparos anteriores.

Além disso, reserve tempo suficiente para o banco revisar a transação antes de aprovar o financiamento; que geralmente leva seis semanas ou mais.

7. Crie uma linha do tempo

Trabalhe com os funcionários para criar um cronograma para a transição. O cronograma pode incluir tempo para renovações, movimentação de ativos, instalação de telefones e Internet, compra de novos móveis ou equipamentos, sinalização e marketing de seu novo endereço. Além disso, decida quem será responsável por cada tarefa. Pode ajudar a colocar alguém no comando da transição geral.

8. Construa estoque

Você pode querer criar estoque extra antes da mudança para ter estoque suficiente disponível para garantir um suprimento ininterrupto para as necessidades de produção e clientes.

9. Dê a você mesmo tempo extra

As transições geralmente demoram mais que o esperado. As empresas geralmente subestimam o tempo de inatividade da produção durante a mudança, e as renovações geralmente custam mais do que o orçado.

As empresas muitas vezes não esperam como o movimento será perturbador. Algumas transições podem levar semanas até que tudo corra bem. Outros levam meses.

10. Considere um movimento escalonado

Uma dica que parece ter funcionado para muitas empresas é considerar a manutenção de ambos os espaços, o atual e o novo, por um curto período e a movimentação de máquinas e estoque em um cronograma escalonado para minimizar o impacto no fluxo de trabalho.

11. Comunique-se

Ao longo da transição, a boa comunicação com funcionários, clientes e fornecedores é fundamental. Converse com eles desde cedo sobre a mudança, para que você possa evitar quaisquer problemas antes que eles atrapalhem seus negócios. Certifique-se de compartilhar planos com frequência e ser o mais claro possível sobre o que eles podem esperar ao longo do caminho.

A natura tem um case bem interessante sobre mudança de espaço (até mesmo de cidade), recomendamos que assista esse vídeo para entender bem as boas praticas citadas aqui.